O módulo de Formação e competências do EHSflow é uma matriz de competências e formação que responde a uma pergunta concreta: quem tem o quê, até quando — incluindo o que falta. Parte de um catálogo definido pela sua empresa e avisa antes de cada certificação crítica expirar.
O problema: certificados que expiram em silêncio
Em muitas empresas, a formação vive numa folha de Excel do departamento de recursos humanos e nos certificados guardados em pastas. Ninguém vê, de uma vez, que o soldador tem o trabalho a quente válido mas o espaço confinado expirado. A renovação lembra-se quando um cliente ou um auditor pede o certificado. E nada impede que a pessoa seja designada para a tarefa no dia seguinte à expiração.
Como funciona a matriz de competências e formação
1. Catálogo
A empresa define as competências que reconhece — trabalho em altura, espaços confinados, trabalho a quente, medição de gases, primeiros socorros — e a validade de cada uma em meses, ou sem validade. Marca como críticas as que impedem alguém de executar a tarefa sem elas. São as críticas que o painel vigia e que contam como lacuna.
2. Registo da formação
Para cada pessoa regista-se a competência, a data em que foi obtida e, opcionalmente, a entidade e o número do certificado. A validade calcula-se a partir da data e do catálogo. O certificado fotografa-se ou anexa-se: é a prova que um auditor pede.
3. Três vistas
- Matriz — pessoas nas linhas, competências nas colunas, cada célula válida, a expirar, expirada ou em falta.
- Registos — um por linha, o mais urgente primeiro.
- Catálogo — as competências da organização, com quantas pessoas as têm.
Na Base Portuária — Luanda, por exemplo, a matriz mostra de imediato que M. Costa, vigilante de fogo, tem uma competência crítica expirada — e por isso não entra como executante numa permissão de trabalho a quente.
Regras que tornam a matriz inequívoca
- Uma pessoa, uma validade por competência. A renovação actualiza o registo em vez de criar linhas paralelas. O certificado anterior continua anexado: deixa de ser o actual, não desaparece.
- A validade fica gravada à data de emissão. Mudar o catálogo de 24 para 12 meses não encurta certificados já emitidos.
- Meses contados como no calendário. 31 de Janeiro mais um mês é 28 de Fevereiro, e não 3 de Março.
- Datas futuras recusadas. Uma formação regista-se depois de acontecer, e o ecrã explica porquê.
- Só pessoas activas contam. A certificação expirada de quem saiu da empresa não fica a somar no painel.
Quem usa
- QHSE — mantém o catálogo e regista formações e renovações.
- Supervisor — consulta a matriz antes de distribuir tarefas.
- Direcção QHSE — acompanha lacunas críticas e expirações.
- Colaborador — consulta a matriz, se a matriz de permissões o permitir.
As pessoas da matriz são os utilizadores da conta, criados em Administração. Como os utilizadores são ilimitados em todos os planos, não há custo por pessoa registada.
O que a direcção vê
Quatro números: pessoas sem lacunas, lacunas críticas (competências críticas sem registo), críticas expiradas e críticas a expirar nos próximos 60 dias. No Painel, as competências críticas expiradas e a expirar aparecem como alertas, calculados com a mesma definição deste módulo — o painel e a matriz nunca discordam.
Ligação aos outros módulos
Em Permissões de trabalho, cada executante da equipa é verificado contra esta matriz: a competência tem de estar válida até ao fim da janela da permissão, não apenas hoje. Em Gestão de mudanças, uma mudança que obriga a formação não pode ser implementada antes de a formação estar feita.
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