A Administração é onde a conta EHSflow ganha vida: utilizadores, perfis e permissões de utilizadores, e as bases da operação. Define quem entra, o que cada papel pode fazer em cada módulo e que registos cada pessoa alcança. Está reservada aos administradores da conta.
O problema: todos vêem tudo, ou ninguém vê nada
Nas ferramentas improvisadas — pastas partilhadas, grupos de WhatsApp, folhas de Excel enviadas por email —, o controlo de acessos é tudo ou nada. Ou o supervisor de uma base vê os registos da empresa inteira, ou fica à espera de que alguém lhe envie o que precisa. As senhas repetem-se, escrevem-se em papel e esquecem-se. E quando alguém sai da empresa, ninguém sabe ao certo a que é que ainda tem acesso.
Como funcionam os perfis e permissões de utilizadores
1. Utilizadores
Convidar alguém é indicar nome, email, papel, função na empresa e, opcionalmente, telemóvel e base. A pessoa recebe um email e entra sem senha: escreve o email de trabalho e recebe um código de 6 dígitos. A lista marca quem ainda «nunca entrou», para saber quem falta. Pode reenviar o convite, retirar o acesso e devolvê-lo. Os utilizadores são ilimitados em todos os planos.
2. Papéis
Seis papéis: Administrador, Direcção QHSE, QHSE, Supervisor, Colaborador e Medicina do Trabalho.
3. Matriz de permissões
Cada papel tem, em cada módulo, cinco acções possíveis:
- Ver — entrar no módulo e trabalhar no que lhe pertence.
- Criar — registar.
- Editar — alterar e fazer avançar o trabalho.
- Aprovar — assinar: emitir uma permissão de trabalho, publicar um documento, verificar a eficácia de uma acção.
- Consultar — chegar ao histórico completo da organização e exportá-lo.
O que se desmarca desaparece do ecrã de quem tem esse papel. O botão «Aplicar padrão recomendado» grava um padrão de EHS — por exemplo, o supervisor prepara uma permissão de trabalho e não a emite.
4. Âmbito por base
Cada papel vê toda a organização ou apenas as bases atribuídas. Com o segundo, a pessoa vê e altera só o que pertence às suas bases, mais os registos sem base, que são da organização. Quem cobre mais do que uma base recebe bases adicionais. Na Base Norte — Soyo, um supervisor como J. Neto pode ver só a sua base; um gestor regional pode ver as duas.
5. Bases
As bases são os locais onde a operação acontece — Base Portuária — Luanda, Base Norte — Soyo. Cada ocorrência, inspecção e auditoria fica associada a uma. Criam-se, editam-se e apagam-se aqui.
Regras que protegem a conta
- O administrador tem sempre acesso total, e a linha dele na matriz não é editável. A plataforma recusa retirar o acesso ao único administrador activo — ninguém se tranca fora da própria conta.
- As restrições vivem na base de dados. Esconder um botão não é uma restrição; o acesso por base aplica-se na base de dados, que é por onde todos os pedidos passam.
- Ninguém alarga o próprio âmbito. Só o administrador muda âmbitos e atribui bases.
- Aviso com nomes. Ao limitar um papel por base, o ecrã diz quem fica sem base atribuída — e, por isso, sem ver registos.
- Apagar uma base diz o que se desliga. Os registos não são eliminados: ficam sem base. O ecrã conta-os, por tipo, antes de confirmar.
- Nomes de base únicos na organização.
- Notas clínicas fora da matriz. Nenhuma combinação de permissões dá acesso ao conteúdo clínico da Saúde ocupacional a quem não é médico do trabalho.
Segurança dos dados
Alojamento na Europa, ligação encriptada e isolamento por empresa: cada empresa só vê os seus dados. Nos planos Profissional e Enterprise, o servidor é dedicado. A plataforma funciona em português e inglês, e cada pessoa escolhe a sua língua.
Quem usa
- Administrador da conta — convida a equipa, define papéis, permissões e bases.
- Direcção QHSE — decide, com o administrador, que papel vê o quê.
Ligação aos outros módulos
Todos os módulos lêem a matriz de permissões. As bases criadas aqui filtram o Painel e organizam as horas trabalhadas dos Relatórios. As pessoas convidadas aqui são as que aparecem na matriz de Formação e competências.
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