O módulo de Conformidade legal do EHSflow mantém o registo de requisitos legais e responde a duas perguntas diferentes, guardadas em separado: que obrigações recaem sobre esta operação, e se as estamos a cumprir. É a base da conformidade legal SST e ambiental que uma auditoria ISO ou uma fiscalização vão pedir.
O problema: a folha toda verde
O registo legal de muitas empresas é uma folha de Excel com dezenas de diplomas e uma coluna «cumpre» pintada de verde. Ninguém sabe o que prova cada verde. Algumas avaliações têm três anos. Alguns diplomas já foram substituídos. E as não conformidades que lá estão escritas não têm ninguém a tratar delas — o que, num processo de fiscalização, é pior do que não ter registo: prova que se sabia.
Como funciona a conformidade legal SST no EHSflow
1. Registar o requisito
Cada requisito tem o diploma e o número — por exemplo, a Lei n.º 12/23, Lei Geral do Trabalho, ou o Decreto n.º 31/94, sobre segurança, higiene e saúde no trabalho —, a área (SST, ambiente, laboral, sectorial, transporte e mercadorias perigosas, resíduos, emergência), a entidade fiscalizadora, a base, o responsável e a periodicidade de reavaliação, de 1 a 120 meses.
O campo mais importante é a obrigação, traduzida em algo que se possa avaliar. «Assegurar exame médico de admissão a cada trabalhador» avalia-se; citar um artigo não. Ao lado, regista-se porque é que o requisito se aplica à operação.
2. Avaliar
Cada avaliação regista a data, o resultado — conforme, parcialmente conforme, não conforme, não aplicável ou a verificar —, a evidência, a lacuna e a próxima reavaliação. As avaliações acumulam-se num histórico: não se corrige uma avaliação antiga, regista-se uma nova.
3. Agir sobre a lacuna
Num requisito não conforme, um botão abre a acção correctiva em Acções (CAPA), ligada ao requisito e com a lacuna como descrição. No exemplo da Base Portuária — Luanda, a lacuna «4 guias sem confirmação do operador licenciado» deu origem a uma acção atribuída a M. Costa.
4. Confirmar que o diploma continua em vigor
É uma pergunta diferente de saber se se cumpre. Um botão regista que alguém confirmou hoje a vigência, sem mexer na avaliação. Diplomas revogados ou substituídos registam a data e o diploma que os substituiu.
Regras que tornam o registo defensável
- «Conforme» exige evidência. A base de dados recusa um «conforme» sem prova escrita.
- «Não conforme» e «parcial» exigem a lacuna. «Não cumpre» sozinho não dá para agir.
- O «não aplicável» sai dos dois lados da taxa. Marcar tudo como N/A não sobe a percentagem, e declarar muitos N/A não castiga ninguém.
- O atraso vence o resultado antigo. Um «conforme» de há três anos, nunca reavaliado, aparece como avaliação vencida e não como verde.
- Diplomas por reconfirmar. Sem confirmação de vigência há mais de um ano, o requisito entra em alerta.
- Aviso 60 dias antes de cada reavaliação.
Quem usa
- QHSE — mantém o registo, avalia e abre acções.
- Supervisor — consulta os requisitos da sua base, sem os alterar.
- Direcção QHSE — acompanha a taxa e as não-conformidades sem acção.
O que a direcção vê
O primeiro cartão não é a taxa: são as não-conformidades sem acção, a lista que um fiscalizador pede primeiro. Seguem-se a taxa de conformidade entre os requisitos aplicáveis e avaliados — 84% em 38 requisitos, num exemplo —, as avaliações vencidas, os requisitos nunca avaliados e os diplomas por reconfirmar.
Ligação aos outros módulos
O registo legal é entrada obrigatória das Auditorias ISO 45001 e 14001. Os requisitos ambientais, como os da Lei n.º 5/98 — Lei de Bases do Ambiente — e os de resíduos do Decreto Presidencial n.º 190/12, ligam-se ao que se regista em Ambiente e resíduos. Os de vigilância médica ligam-se à Saúde ocupacional.
Em que plano está
Conformidade legal não faz parte do núcleo do Essencial. Está no Profissional quando a empresa tem ou pretende certificação ISO 45001, 14001 ou 9001 — o sector e as respostas do registo activam-no — e no Enterprise. Consulte os preços por plano ou peça uma demonstração do registo legal.