O módulo de Acções (CAPA) junta numa só lista todas as acções correctivas e preventivas da empresa, venham de onde vierem. Cada acção tem responsável, prazo e estado. E o ciclo não fecha quando o trabalho é feito: fecha quando alguém verifica que resultou.
O problema: acções que morrem abertas
O padrão repete-se em muitas empresas. A investigação de um incidente gera três acções numa acta. A auditoria gera mais cinco no relatório. A inspecção mensal gera outras tantas numa folha de Excel. Ninguém tem a lista completa. Os prazos passam sem aviso. E quando uma acção é dada como feita, ninguém volta para confirmar se o problema desapareceu — até a mesma ocorrência se repetir.
Como funcionam as acções correctivas e preventivas no EHSflow
1. Origem
As acções nascem no próprio registo que as justifica e trazem essa ligação consigo:
- da investigação de um incidente, depois dos 5 Porquês;
- de uma não conformidade de auditoria;
- de um requisito avaliado como não conforme em Conformidade legal, com a lacuna como descrição;
- de uma medição de exposição acima do limite, em Saúde ocupacional.
Também se criam directamente no módulo, quando resultam de uma decisão de gestão — por exemplo, a partir de uma não conformidade encontrada numa inspecção. Cada acção tem um tipo: correctiva, preventiva ou de melhoria. A partir da lista, «ver origem» leva de volta ao registo que a criou.
2. Ciclo
Aberta → em curso → concluída → eficácia verificada. A acção pode também ser cancelada, quando deixa de fazer sentido.
3. Evidência
Cada acção aceita fotografias do que foi feito. É esta evidência que sustenta a verificação de eficácia numa auditoria. No exemplo da Base Portuária — Luanda, a acção sobre os corredores do parque de contentores ficou verificada com duas fotografias de evidência.
Regras que impedem fechos falsos
- Quem executa não atesta. Iniciar e concluir exigem a permissão de editar. Verificar a eficácia, ou reabrir uma acção concluída, exige a permissão de aprovar.
- Cancelar é um fim legítimo. Esconder essa saída faria as pessoas fecharem acções falsamente.
- Reabrir limpa o fecho anterior. Uma acção reaberta perde a data de conclusão e a eficácia da volta que já não conta.
- Prazos lidos ao dia, em hora local. Uma acção para hoje não aparece atrasada às 09h00.
- Acções fechadas deixam de contar como atrasadas. Uma acção verificada não fica vermelha para sempre.
Prazos sob vigilância
A lista assinala cada acção pela situação do prazo: dias em atraso, vence hoje, faltam poucos dias — a janela de aviso é de 7 dias — ou em dia. Os filtros «Só em aberto» e «Só fora de prazo» mostram o que exige atenção. As acções fora de prazo sobem também ao Painel, com a idade da mais antiga.
Quem usa
- Responsável da acção — inicia, executa e marca como concluída, com evidência.
- Supervisor — cria e acompanha as acções da sua área.
- QHSE e Direcção QHSE — verificam a eficácia, reabrem quando não resultou e cancelam o que deixou de fazer sentido.
- Colaborador — consulta, conforme a matriz de permissões.
O que a direcção vê
Quatro números no topo: acções em aberto, fora de prazo, concluídas com eficácia por verificar e verificadas. Num exemplo de uma base com 25 acções: 14 em aberto, 3 fora de prazo e 6 verificadas. Nos Relatórios, as acções abertas, concluídas, verificadas, atrasadas e os dias médios até concluir comparam-se com o período anterior.
Um motor, não vários sistemas
Incidentes, auditorias, conformidade legal e saúde ocupacional escrevem no mesmo motor de acções. Não há dois sistemas de acções a viver em paralelo, nem duas listas a discordar sobre o que está atrasado.
Feche o ciclo das suas acções
Acções (CAPA) faz parte do núcleo e está incluído em todos os planos, com utilizadores ilimitados — cada responsável pode ter a sua conta. Crie a conta e avalie o EHSflow durante 30 dias grátis, ou veja o que inclui cada plano.