O módulo de Inspecções transforma a checklist de inspecção de segurança num percurso feito de pé, no terreno, pelo telemóvel. O inspector escolhe a checklist, a base e o local, e responde ponto a ponto. Sem rede, a inspecção fica guardada no aparelho e segue quando a rede voltar.
O problema: checklists em papel que ninguém soma
Em muitas bases, a inspecção do empilhador, dos extintores ou do EPI ainda se faz numa folha impressa. A folha fica no contentor do supervisor, ou é fotografada e enviada por WhatsApp. Ninguém calcula a conformidade ao longo do tempo. As não conformidades ficam escritas à margem, sem dono e sem prazo. E quando a checklist muda, já não se sabe o que foi perguntado nas inspecções antigas.
Como funciona a checklist de inspecção de segurança
1. Definir os modelos
Uma checklist é uma lista de pontos de verificação, escritos como perguntas de resposta conforme ou não conforme — por exemplo, «Os extintores estão desobstruídos?». Crie uma por tipo de instalação ou de equipamento, agrupe-as por categoria e reordene os pontos quando o processo mudar.
Para não começar de uma folha em branco, o EHSflow oferece quatro modelos de arranque aplicáveis a qualquer instalação: EPI, meios de combate a incêndio, arrumação e limpeza e primeiros socorros. Insere-se num clique e edita-se como qualquer outra.
2. Executar no terreno
No telemóvel, o inspector escolhe a checklist — por exemplo, «Pré-uso de empilhador», na Base Norte — Soyo, Armazém 1 — e percorre os pontos. O ecrã mostra o progresso: 9 de 12 pontos, 1 não conforme. Cada ponto aceita uma de três respostas:
- Conforme.
- Não conforme — com descrição obrigatória do que está errado e onde. Por exemplo: «Corrente esquerda do mastro com folga».
- Não aplicável — para o ponto que não existe naquela instalação, como a luz rotativa num equipamento que não a tem.
As fotografias anexam-se ao registo. Se for preciso parar, guarda-se o rascunho e continua-se depois.
3. Concluir
A inspecção só se conclui com todos os pontos respondidos e cada não conformidade descrita. Recebe uma referência sequencial e a conformidade calcula-se de imediato.
Regras que tornam a conformidade verdadeira
- O «não aplicável» não conta para o denominador. Sem ele, o inspector seria forçado a mentir sobre um ponto que não existe, e a percentagem sairia falsa.
- Uma não conformidade sem descrição não se grava. É a descrição que permite abrir a acção correctiva depois.
- A pergunta viaja com a resposta. Editar um modelo já usado não estraga o histórico.
- Desactivar em vez de apagar. Uma checklist desactivada sai das novas inspecções e o histórico mantém-se completo. Antes de apagar, o ecrã diz quantas inspecções a usaram.
- Nomes únicos. Duas checklists com o mesmo nome na mesma empresa não são aceites, para não se confundirem na escolha.
Das não conformidades às acções
Cada não conformidade descrita é o ponto de partida de uma acção correctiva com responsável e prazo, que segue em Acções (CAPA) — o mesmo motor usado pelos incidentes e pelas auditorias. No exemplo do empilhador, a acção é substituir a corrente esquerda do mastro, atribuída a J. Neto com prazo definido. A lista de inspecções tem um filtro «Só com NC» para não deixar nenhuma para trás.
Quem usa
- Colaborador — executa inspecções no terreno, no telemóvel.
- Supervisor — inspecciona a sua área e acompanha os rascunhos por concluir.
- QHSE — define as checklists, revê as não conformidades e abre acções.
- Direcção QHSE — acompanha a conformidade média e o volume de inspecções.
O que a direcção vê
Quatro números no topo do módulo: inspecções executadas, conformidade média sobre os pontos aplicáveis, não conformidades a tratar e rascunhos por concluir. Nos Relatórios, as inspecções concluídas, os itens inspeccionados e a conformidade comparam-se com o período anterior. A lista filtra por modelo, estado e local, e exporta para PDF e Excel.
Ligação aos outros módulos
O motor offline é o mesmo do Reporte no terreno: o que se encontra fora da checklist reporta-se como ocorrência. Os procedimentos que a inspecção verifica vivem em Documentos, na versão em vigor. E o histórico de inspecções é evidência pronta para as Auditorias internas e de certificação.
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