O módulo de Documentos do EHSflow faz o controlo de documentos ISO de forma simples: cada procedimento, instrução ou plano percorre quatro etapas — elaboração, revisão, aprovação e publicação — e só a versão aprovada chega ao terreno. Cada passagem fica com nome e data, num histórico que ninguém altera.
O problema: três versões do mesmo procedimento
Numa base com vários turnos, é comum o mesmo procedimento circular em três versões: a impressa no contentor, a que está na pasta partilhada e a que alguém enviou por email no mês passado. Ninguém sabe qual está em vigor. A revisão anual passa sem que ninguém repare. E quando um auditor pergunta quem aprovou a versão actual, a resposta é uma assinatura num papel que não se encontra.
Como funciona o controlo de documentos ISO
1. Criar o documento
Cada documento tem código interno — por exemplo, PRO-014 —, título, categoria (política, procedimento, instrução de trabalho, plano, formulário, registo, manual, ou outra), objectivo e âmbito, e a data da próxima revisão. Nasce em elaboração.
2. Carregar o ficheiro
Quem elabora carrega o ficheiro como versão 1, com uma nota do que muda. Sem ficheiro, o documento não pode ser submetido: ninguém revê o que não consegue ler.
3. Revisão técnica
A revisão confirma o conteúdo e passa o documento à aprovação, ou devolve-o à elaboração com o motivo escrito. O comentário é obrigatório: é o que diz a quem elaborou o que tem de corrigir.
4. Aprovação e publicação
A aprovação final é de quem responde pelo documento. Ao aprovar, a versão é publicada e passa a ser a única em vigor. No exemplo do PRO-014, «Entrada em espaços confinados», a versão 3 foi elaborada por J. Neto, revista por Esperança Dias e aprovada por Joaquim Muanza a 12/10/2026. As versões 1 e 2 ficam no histórico como substituídas.
5. Nova versão ou obsoleto
Carregar uma versão nova de um documento publicado devolve-o a elaboração: tem de percorrer o fluxo outra vez. Um documento retirado marca-se como obsoleto e fica visível apenas como registo histórico.
Regras que fazem do registo uma prova
- Histórico imutável. A base de dados só aceita acrescentar linhas ao histórico de aprovação. Não serve de prova de auditoria um registo que quem aprovou possa reescrever.
- Não se troca o ficheiro debaixo dos pés de quem revê. Durante a revisão e a aprovação, não é possível carregar outra versão.
- Devolver sem motivo não é possível.
- Revisões vigiadas. A lista assinala os documentos com revisão em atraso e os que estão a menos de 30 dias do prazo.
- Botões só para quem pode. Sem permissão, a acção não aparece; com permissão mas sem ficheiro, o botão aparece inactivo e explica o que falta.
Quem usa
- Supervisor e QHSE — elaboram e submetem documentos.
- QHSE — faz a revisão técnica.
- Direcção QHSE — aprova e publica, e marca como obsoleto.
- Colaborador — consulta e descarrega a versão em vigor.
O que a direcção vê
Cartões por estado: em elaboração, à espera de revisão, à espera de aprovação, em vigor e obsoletos. Nos Relatórios, os documentos publicados e os documentos com revisão vencida comparam-se com o período anterior. A lista exporta para PDF e Excel.
Ligação aos outros módulos
As Auditorias ISO 45001, 14001 e 9001 pedem informação documentada controlada — aqui ela está, com a versão em vigor e quem a aprovou. Uma mudança registada em Gestão de mudanças que obriga a actualizar documentos só se implementa depois de a nova versão estar feita. A evidência de um requisito em Conformidade legal aponta muitas vezes para um documento daqui, e as Inspecções verificam no terreno o que os procedimentos definem.
Comece por um procedimento que já existe
Comece por um documento que já tem em papel: crie-o, carregue o ficheiro como versão 1 e faça-o percorrer o fluxo. Documentos faz parte do núcleo e está em todos os planos. Crie a conta e avalie o EHSflow durante 30 dias grátis, ou consulte os preços por plano.