O módulo de Auditorias do EHSflow organiza o programa de auditorias ISO 45001, 14001 e 9001 da sua empresa, do plano anual ao fecho. As constatações registam-se com cláusula e evidência, cada não-conformidade gera uma acção correctiva, e nenhuma auditoria fecha enquanto houver uma não-conformidade sem acção.
O problema: o relatório arquivado e as mesmas falhas no ano seguinte
É o modo de falha mais comum dos programas de auditoria. Auditam-se áreas, escrevem-se constatações num documento Word, arquiva-se o relatório, e no ano seguinte encontram-se as mesmas. O programa anual vive numa folha de Excel; no fim do ano diz-se «fizemos onze auditorias», mas ninguém sabe quantas das planeadas ficaram por fazer.
Como funciona o programa de auditorias ISO 45001
1. Programa anual
Há um programa por ano, com título, referencial base, objectivos e aprovação. Os itens do programa são as áreas ou processos a auditar — por exemplo, «gestão de resíduos» —, com tipo, referencial, base, responsável e trimestre ou data prevista. Um dos dois é obrigatório: um item sem nenhum não está planeado, está numa lista de intenções.
2. Planear a auditoria
A partir de um item, a auditoria herda o que o item já decidiu: área, tipo, referencial, base, data prevista e responsável. Os tipos são interna, externa, de cliente, de certificação e a contratada. Regista-se ainda o âmbito, o auditor líder, a equipa e as datas.
3. Constatações
Cada constatação tem um grau: NC maior, NC menor, observação, oportunidade de melhoria ou conforme. Recebe uma referência dentro da auditoria, como C-004-01, e pode ter fotografias. Na auditoria interna AUD-2026-004, na Base Portuária — Luanda, uma NC maior contra a cláusula 8.1.3 regista «alteração na linha de combustível sem gestão de mudança», com a evidência «registo de modificação sem MOC associado».
4. Relatório, acções e fecho
Os estados são planeada, em curso, relatório e concluída. O estado «Relatório» é o intervalo honesto entre emitir o relatório e ter as acções atribuídas. Cada NC abre a sua acção correctiva com um botão, em Acções (CAPA). O fecho exige parecer do auditor escrito, data de fim e todas as NC com acção.
Regras que impedem o relatório na gaveta
- Não fecha com NC sem acção. A regra está na base de dados: um aviso no ecrã contorna-se com um clique, esta não.
- NC exige cláusula e evidência. Uma NC sem requisito citado é difícil de contestar e de fechar; o auditado tem direito a saber o que foi visto.
- Observações e oportunidades não exigem prova. São sugestões, não imputações — exigir prova para sugerir leva a não sugerir.
- Sem parecer, a auditoria não produziu nada. O parecer é obrigatório para concluir.
- Reabrir não é voltar a auditar. Uma auditoria reaberta volta a «Relatório», não a «Em curso».
- Fechar é acto de quem aprova. O botão de concluir aparece sempre, desactivado, com a lista do que falta.
Quem usa
- QHSE — gere o programa, planeia e conduz auditorias internas.
- Auditor líder e equipa — registam constatações, evidências e o parecer.
- Direcção QHSE — aprova o fecho e acompanha as NC maiores.
- Responsáveis de área — executam as acções que as constatações geram.
O que a direcção vê
A cobertura do programa conta os itens concluídos, não os agendados: «executámos nove dos catorze itens planeados» diz alguma coisa. As auditorias fora do programa — por um incidente, a pedido de um cliente — contam-se à parte. Os indicadores mostram NC sem acção, auditorias concluídas, planeadas, em atraso, NC maiores e menores, e as prontas a fechar. As NC maiores e a próxima auditoria aparecem também como alertas no Painel.
Ligação aos outros módulos
O registo de Conformidade legal é a entrada que uma auditoria ISO pede sobre requisitos legais. A informação documentada controlada vive em Documentos. E as auditorias a fornecedores completam o dossiê e a pré-qualificação de Contratadas.
Em que plano está
Auditorias não faz parte do núcleo do Essencial. Está no Profissional quando a empresa tem ou pretende certificação ISO 45001, 14001 ou 9001 — o sector e as respostas do registo activam-no — e no Enterprise. Consulte os preços por plano ou peça uma demonstração do programa de auditorias.